Médecins Sans Frontières Switzerland is looking for an HRIS Functional Administrator and System Focal Point (French-speaking)

We are looking for passionate candidates ready to contribute to our humanitarian mission. Below, you will find the job details and the qualifications we are looking for.

Inclusivity and Diversity at MSF

Do your qualifications and experience not exactly match all requirements of the job? At MSF OCG, we are committed to an inclusive culture that supports and amplifies the diverse voices of our staff members. We strive to create workplaces where teams of people with diverse backgrounds, characteristics, perspectives, ideas and experiences work together to advance MSF's social mission and create better outcomes for our patients and the communities we work with.

We understand that some people may hesitate to apply for employment if they don't meet all listed job requirements. Research shows that this is especially true for women. If you believe your profile is a good match for this position, we invite you to apply even if you don’t fulfil every listed qualification. We encourage applications from individuals of all genders, ages, sexual orientations, ethnicities, background, religions, beliefs, ability status, and all other diversity characteristics.

MSF does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of discrimination or harassment, including sexual harassment. All selected candidates will undergo reference checks.

Context & mission

Médecins Sans Frontières is an independent, international medical and humanitarian organization that provides care to people in need, people affected by natural or man-made disasters, and victims of armed conflict, without discrimination and without regard to race, religion, creed or political affiliation (MSF Charter). The MSF movement is built around 5 operational centers supported by 24 sections and offices worldwide. MSF Operational Center Geneva (MSF OCG) is one of these centres.

Ce poste est ouvert à titre temporaire jusqu’à fin 2027, dans le cadre de la phase de stabilisation et de structuration du RUN LIGO après le déploiement de Workday. Le rôle répond à un besoin spécifique d’administration fonctionnelle et de référent système pendant une période de transition, durant laquelle le modèle de gouvernance, les rôles globaux et les modalités de gestion du tenant Workday partagé entre plusieurs entités MSF doivent encore être consolidés.

Le/la titulaire contribuera activement à la mise en place d’une structure de tenant partagé cohérente, durable et adaptée aux besoins d’OCG et des autres entités MSF concernées. La finalité du poste est d’assurer l’administration fonctionnelle de LIGO/Workday pour OCG, avec un focus spécifique sur les référentiels, les structures organisationnelles, les données structurantes, les rôles, la sécurité fonctionnelle et les règles de fonctionnement du système. En complément du rôle de Référent fonctionnel RH / Business Analyst – LIGO RUN, ce poste assure la stabilité opérationnelle des éléments structurants du système, la qualité et la cohérence des données de référence, ainsi que le support fonctionnel avancé sur les sujets d’administration. Dans un contexte de tenant Workday partagé avec d’autres entités MSF, le/la titulaire contribue à définir, documenter et stabiliser les pratiques d’administration fonctionnelle, les règles de gouvernance et les modalités de coordination nécessaires à un fonctionnement commun, clair et durable.

Principales responsabilités

Administration fonctionnelle du système

• Administrer et maintenir les éléments structurants de LIGO/Workday relevant du périmètre OCG, notamment les organisations, structures hiérarchiques, unités, positions, populations, règles d’appartenance et données de référence RH.
• Assurer la cohérence, la qualité, la traçabilité et la bonne gouvernance des données structurantes dans Workday.
• Réaliser ou coordonner les activités de configuration fonctionnelle relevant de l’administration système, dans le respect des règles communes LIGO et des contraintes du tenant partagé.
• Contribuer à l’administration fonctionnelle des rôles, accès et éléments de sécurité, en lien avec les règles de gouvernance définies et les équipes compétentes.
• Veiller à ce que les évolutions de paramétrage soient documentées, testées, validées et alignées avec les impacts fonctionnels, organisationnels et inter-entités.

Support RUN spécialisé

• Assurer le support fonctionnel de niveaux 0, 1, 2 et 3 sur les sujets liés à l’administration fonctionnelle, aux référentiels, aux organisations, aux positions, aux rôles, à la sécurité fonctionnelle et aux données structurantes.
• Analyser, qualifier et traiter les demandes et incidents liés au paramétrage ou aux référentiels système.
• Identifier les demandes nécessitant une expertise complémentaire ou une escalade vers la TMA (Tierce Maintenance Applicative), les équipes IT, les rôles globaux LIGO ou les autres entités MSF.
• Assurer le suivi des tickets complexes jusqu’à leur résolution, y compris la qualification, la coordination, les tests et la validation fonctionnelle avant mise en production.
• Contribuer à l’analyse des incidents récurrents, des causes racines et des actions correctives ou préventives liées à l’administration du système.

Gouvernance du tenant partagé

• Contribuer à la consolidation du modèle de fonctionnement du tenant Workday partagé entre OCG et les autres entités MSF.
• Participer à la définition et à la documentation des règles communes d’administration fonctionnelle, notamment sur les référentiels, structures, rôles, responsabilités, circuits de validation et principes de gouvernance.
• Identifier les zones de dépendance, d’impact ou de risque entre entités lors des évolutions de configuration ou de référentiels.
• Participer aux échanges de coordination avec les autres entités MSF, les rôles globaux LIGO, l’AMS/TMA et les équipes projets afin de garantir l’alignement des pratiques.
• Contribuer à la clarification progressive des rôles et responsabilités entre OCG, les autres entités MSF, les rôles globaux, les équipes RUN et les partenaires externes.
• Formaliser les apprentissages issus de la période transitoire afin d’alimenter la future organisation cible du RUN et du tenant partagé.

Qualité des données et cohérence organisationnelle

• Être garant, dans son périmètre, de la qualité des données de référence et de la cohérence des structures organisationnelles dans LIGO.
• Mettre en place ou contribuer à des contrôles permettant d’identifier les incohérences, doublons, erreurs de paramétrage ou écarts aux règles communes.
• Travailler avec les équipes RH et les parties prenantes concernées pour corriger les anomalies et améliorer la fiabilité des données structurantes.
• Contribuer à l’amélioration continue des règles de gestion, nomenclatures, processus d’administration et standards de documentation.
• Appuyer les initiatives visant à renforcer l’usage de données fiables pour le pilotage RH, la prise de décision et la transformation RH d’OCG.

Évolutions, projets et intégrations

• Participer aux évolutions, correctifs, releases Workday et projets ayant un impact sur les référentiels, organisations, rôles, sécurité fonctionnelle ou données structurantes.
• Contribuer aux activités d’analyse fonctionnelle, de configuration, de tests, de recettes, de préparation à la mise en production et de support post-déploiement.
• Participer aux travaux liés à l’intégration progressive d’autres entités, modules ou fonctionnalités dans l’environnement LIGO.
• Contribuer aux projets interconnectés avec LIGO, notamment lorsque des impacts existent sur les structures organisationnelles, les données de référence ou les règles de gestion.
• Participer, si nécessaire, aux travaux liés à VENA ou à d’autres systèmes intégrés afin d’assurer la cohérence entre LIGO et l’écosystème applicatif RH/finance/organisationnel.

Documentation, transfert de connaissances et transition

• Documenter les règles d’administration, paramétrages, décisions de gouvernance, cas complexes et bonnes pratiques.
• Contribuer à la constitution d’une base de connaissances permettant à l’équipe RUN de renforcer son autonomie sur les sujets d’administration fonctionnelle.
• Accompagner la montée en compétences des autres membres de l’équipe RUN sur les référentiels, organisations, rôles, sécurité fonctionnelle et règles de gouvernance du tenant partagé.
• Soutenir les nouveaux référents fonctionnels ou contributeurs RUN dans leur prise de poste par la passation, le mentoring et le partage d’expérience.
• Préparer la transition vers le modèle cible post-2027 en assurant la capitalisation des connaissances, la clarification des responsabilités et la documentation des processus stabilisés.

Profil recherché

Expérience & connaissances

• Expérience significative en administration fonctionnelle SIRH, idéalement dans un environnement Workday HCM.
• Bonne compréhension des processus RH opérationnels et des données structurantes associées.
• Expérience en support applicatif, RUN post Go Live, maintenance applicative ou gestion d’évolutions fonctionnelles.
• Expérience souhaitée sur l’administration des organisations, référentiels, positions, rôles ou règles de sécurité dans un SIRH intégré.
• Expérience dans un environnement multi-entités, mutualisé ou partagé fortement appréciée.
• Compréhension des enjeux de gouvernance, de qualité des données, de traçabilité et de coordination inter-entités.
• Expérience dans un contexte de transformation, de stabilisation post-déploiement ou de construction d’un modèle de support cible appréciée.

Compétences

• Administration fonctionnelle SIRH.
• Paramétrage fonctionnel et gestion des référentiels.
• Analyse, qualification et résolution d’incidents.
• Gestion de tickets et coordination avec AMS/TMA ou partenaires externes.
• Tests fonctionnels, recettes et validation avant mise en production.
• Documentation des règles de gestion, paramétrages et processus.
• Analyse d’impacts fonctionnels, organisationnels et inter-entités.
• Sensibilité forte à la qualité des données, à la sécurité fonctionnelle et à la gouvernance système.
• Capacité à structurer des pratiques communes dans un environnement partagé.
• Coordination transverse avec équipes RH, IT, projets, RUN et partenaires externes.

Langues

• Anglais et Français courant indispensable.

Qualités personnelles

• Rigueur, fiabilité et attention au détail.
• Forte orientation service et support utilisateur.
• Capacité d’analyse, de priorisation et de résolution de problèmes.
• Posture de référent, avec capacité à expliquer, documenter et transmettre.
• Esprit collaboratif et capacité à travailler dans un environnement multi-acteurs.
• Adaptabilité dans un contexte évolutif, transitoire et en construction.
• Capacité à faire le lien entre besoins opérationnels, contraintes système et enjeux de gouvernance.
• Sens de la continuité, de la capitalisation et de la transmission en vue de la future organisation cible.

Conditions de travail

• Poste à temps plein: 100% (40h/semaine)
• Contrat: Contrat à durée déterminée jusqu’au 31.12.2027
• Lieu de travail: Genève
• Date de début idéale: Octobre 2026
• Salaire annuel brut (à 100%): de CHF 94’440.- à CHF 108’348.- (salaire en fonction de l'expérience équivalente et de la grille salariale interne).
• Vacances payées: 25 jours par an, pro rata temporis, plus les jours fériés suisses tombant pendant la durée du contrat.
• Caisse de pension: contribution à la caisse de pension (2e pilier-LPP) couverte à raison de 3/4 par MSF et 1/4 par l’employé.
• Aide à la relocalisation: en cas de déménagement d'un autre pays vers la Suisse.

Comment postuler

Les candidats sont invités à soumettre leur candidature via uniquement notre plateforme de recrutement en respectant les conditions suivantes:

• CV (maximum 2 pages)
• Lettre de motivation (maximum 1 page)

Les documents doivent être rédigés en français ou en anglais.

Application deadline: 2026-09-21

We reserve the right to close this vacancy earlier if we receive a sufficient number of quality applications. All applications will be treated confidentially. Only shortlisted candidates will be contacted. Please note that we do not wish to use the services of recruitment or placement agencies.

While we do our best in sharing high quality job postings, Jobs in Geneva can't guarantee or be made responsible for the content in the postings (e.g. specified deadlines or links).